Wie Du Dich bei Deiner Online-Kongress-Planung nicht verzettelst

Kennst Du das? Du ertrinkst in Post-Its, Zetteln, hast Deine Notizen in vier verschiedenen Notizprogrammen und weißt mittlerweile nicht mehr, wo Dir der Kopf steht?

Die Online-Kongress-Planung hat Dich soeben eiskalt von hinten überholt.

Du hast Dich bislang bei Deiner Planung nicht verzettelt?

Dann brauchst Du diesen Artikel nicht weiterlesen und ich gratuliere Dir.

Wenn doch, dann sei gespannt auf diese konkreten Umsetzungstipps:

Einer der größten Schwachstellen für die Planung von Events wie einem Online-Kongress ist die Verwaltung aller Aufgaben, die zur Planung anfallen. Früher legte man noch Excel-Tabellen an. Oder eine Wand voll mit Post-Ist – chronologisch oder nach Bereichen sortiert.

Das Problem bei der Verwendung von Excel oder anderen Methoden Deiner To-do Verwaltung ist, dass die meisten Tools Dir als Veranstalter nicht die nötige Übersicht geben.

Du verlierst das große Bild aus dem Auge. Diese Tools unterstützen auch keine Kommunikation mit anderen Helfern, die an der Planung Deines Online-Kongresses beteiligt sind.

Was bedeutet, dass Du als Organisator und auch alle Deine Teammitglieder wertvolle Zeit für den E-Mail-Verkehr oder für Treffen zur Logistik verliert. Anstatt die Arbeit zu tun, die zu tun ist.

Trello ist ein Tool mit dem Du Deine Online-Kongress-Planung um ein Vielfaches erleichtern kannst!

Hier zeigen ich Dir wie Du eine effektive Veranstaltungs-Plantafel auf Trello einrichtest.

Schritt 1: Brich Deinen Online-Kongress in Phasen herunter

Online-Kongress-Planung-01

 

Einen erfolgreichen Online-Kongress zu planen, ist keine leichte Aufgabe.

In den meisten Fällen geht es darum, dass meist mehrere Menschen zusammen arbeiten.

Und solltest Du einen Online-Kongress komplett alleine planen und durchführen, geht es darum, den Überblick zu behalten und Dich nicht zu verzetteln.

So erkennst Du auf Anhieb geschäftige Zeiten im Voraus, so dass Du oder Deine Helfer ihre Zeit entsprechend planen können.

Die Phasen des Kongresses, über die ich in der Podcastepisode „Die x Schritte zu Diesem Online-Kongress“ gesprochen habe, könnten hier Deine Ereignisphasen für Dein Tello-Board sein.

Richte für jede Phase eine Liste ein. Eine begleitende „Erledigt“-Liste für jede Phase während eines bestimmten Zeitraums gibt Dir eine bessere Auskunft für Deine Produktivität.

Online-Kongresse-Planung-06

Schritt 2: Lade Teammitglieder zu Trello ein und lass sie Aufgaben hinzufügen

Anstatt eine Sitzung abzuhalten, in der Du alle To-Dos mit Deinen Helfern brainstormst, kannst Du Deine Partner und Teammitglieder einfach zum Trello-Board einladen. Ermutige sie, Karten zu den entsprechenden Listen hinzuzufügen, die Du erstellt hast.

Online-Kongress-Planung-05

Planst Du Deinen Kongress alleine, so füge die Karten selbst hinzu und schau eventuell nochmals mit Deinem Erfolgsteam darüber.

Bitte Deine Teammitglieder darum, einen Termin für jede Karte zu markieren und zuzuweisen. So kannst Du mit einem Blick in der Kalenderübersicht sehen, wo sich die Aufgaben häufen.

Im Menü rechts kannst Du den Karten verschiedenfarbige Etiketten zuordnen. Erstelle z.B. drei Etiketten (Labels), um die Aufgaben besser in die verschiedenen Segmente einteilen zu können. Wenn ihr euch die Bereiche aufgeteilt habt, könnt ihr so besser auf einen Blick erkennen, wer was wann zu tun hat.

  1. Webseite & Tools (z.B. grün)
  2. Recherche & Kommunikation (z.B. blau)
  3. Marketing & Werbung (z.B. rot)

Für Aufgaben wie „Landingpage erstellen“ aktivierst Du das Etikett Webseite und Tools. Für die „Einladung der Experten“ das Label Recherche & Kommunikation. Für die „Facebook-Fanpage“ z.B. Marketing & Werbung.

Sind alle Aufgaben erstellt, beginnst Du, Dein großes Projekt Online-Kongress in Mini-Projekte zu „kondensieren“.

Das heißt Du erstellst Dir nun für die Aufgaben jeweils eine Checkliste.

Die Checkliste für das Thema „Willkommensvideo“ könnte also so aussehen:

  • Ideenbrainstorming
  • Entscheidung Videotyp
  • Manuskript mit Text und Bildbeschreibungen als Grundlage für die Dreharbeiten
  • Dreharbeiten
  • Filmschnitt
  • Letzte Änderungen und Anpassungen
  • Finalsiegen und hochladen
  • Einbinden

So kannst Du spezifische Aktionspunkte im Zusammenhang belassen und brauchst nur eine einzige Karte.

In Kommentaren kannst Du noch auf andere Karten verweisen oder ein Teammitglied erwähnen, welches dann eine E-Mail erhält.

Außerdem siehst Du den Fortschritt so wunderbar.

Wenn Du Karten hinzufügst ist es auch gut, Bilder anzuhängen und als Kartentitel zu definieren. Das hilft Dir, Dich und Deinen Teammitgliedern, Dich leichter zu orientieren.

Schritt 3: Verpflichte Dich mit Deinem Team zur Verwendung von Trello für Deine Online-Kongress-Planung

Ganz gleich wie wunderbar ein Werkzeug ist: Es wird nur so effektiv sein, wie das Ausmaß, in welchem Du es nutzt.

Gib Trello die Chance einen ganzen Zyklus einer Veranstaltung Dein Tool zu sein und Du wirst wirklich sehen, ob es für Dich bzw. Dein Team eine gute Lösung ist.

Trello kann Dir vor allem helfen, effizienter zu sein, wenn Du mit anderen zusammenarbeitest, wenn Du die Kommentarfunktion nutzt. Anstatt E-Mails an andere Mitarbeiter zu schicken, kannst Du auf einer Karte einen Kommentar hinterlassen, den alle sehen können.

Alle Helfer können die Karten auf einem Board einsehen, wenn Sie Mitglied dort sind. Unabhängig davon, ob sie an dem Mini-Projekt arbeiten oder nicht. Der Kommentar bleibt stehen, wo er hingehört (nämlich genau beim Projekt) und ist auch später leicht auffindbar. Der Lauf der Planung ist nachvollziehbar.

Kein lästiges Suchen mehr in Deinem E-Mail-Account!

Schritt 4: Lege eine Dateiablage/ Archiv an

Im Rahmen einer Kongressplanung kommen viele Dateien zusammen.

Bilder für Deine Webseite wie der Banner, der Facebook-Post, Dein Kongresspaket oder Videos für die Startseite: Das alles kannst du (im kostenlosen Account bis zu 10 MB Größe) hochladen.

Das eignet sich gerade für Bilder und Texte, die Du immer wieder benötigst. Ich nenne sie „Masters“. Und diese kannst Du dann über Trello an einem festen Platz aufbewahren.

Größere Dateien wie längere Videos, die Du im Rahmen des Kongresses auf einem externen Hoster abgelegt hast, kannst Du Dir hier mit einem Link speichern. Dadurch sparst Du Dir die stetige Reise in Deinem Browser von einer Registerkarte zur nächsten.

Es gab Zeiten, da hatte ich Vimeo, YouTube, die Webseite und noch drei weitere Tools gleichzeitig geöffnet, nur, um dort mal eben einen Link oder einen Text abzurufen.

Im Rahmen der Planung unseres ersten Online-Kongresses haben wir hier auch alle Login-Daten abgelegt.

Und solltest Du Deinen Kongress von unterwegs planen und die Interviews live aufnehmen, kannst Du auf diese kleine Cloud von überall her zugreifen.

Und nicht zu vergessen: Alle Deine Teammitglieder haben ebenfalls jederzeit Zugriff darauf und können die Bilder nutzen oder weiter bearbeiten.

So entsteht ein kleines Archiv.

Und beim nächsten Online-Kongress brauchst Du hier nur noch spicken 😉

Praktisch, oder?

Zusammengefasst:

Wenn Du Deinen Online-Kongress mit Trello planst, dann…

  • hast Du mehr Überblick über Deine Schritte
  • siehst Du immer Deinen Fortschritt
  • organisierst Du Deine Termine mit und Deine Notizen an einem Ort
  • arbeitest Du besser mit anderen zusammen
  • kannst Du Deine wichtigsten Dateien immer wieder finden

Um damit zu beginnen, lege Dir hier einen kostenlosen Tello-Account an und füge andere, die sich ebenfalls einmal registrieren müssen, einfach zu Deinem Team hinzu.

In den meisten Fällen wird Trello die Zeit verringern, in der Du Dich mit der Organisation Deiner Aufgaben abplagst.

Und wenn Du nun gerne eine gute Planungsstruktur für Deinen Kongress und die Trello-Boards hättest, dann hör doch entweder nochmals in die Episode 004 von der Online-Kongress Werkstatt rein oder trage hier Deine E-Mail-Adresse ein, mit der Du Dich bei Trello angemeldet hast. 

Dann füge ich Dich gerne zu unserem Online-Kongress-Beispielboard hinzu. Einmal Mitglied hast Du dann die Möglichkeit, Dir die Boards zu kopieren und individuell für Deinen Online-Kongress weiter zu bearbeiten.

Klingt das nach einem Deal?

Dann klicke hier für Deine optimale Online-Kongress-Planung und trage Deine Trello-E-Mail-Adresse bei uns ein!

Swantje Gebauer

Swantje Gebauer von der Online-Kongress Ideenfabrik unterstützt als Online-Kongress-Guide herzgetriebene Coaches, Trainer, Berater und Solopreneure dabei ihre Sichtbarkeit im www mit einem Online-Kongress spürbar zu erhöhen und sich so mit ihrer Expertise und Authentizität ein profitables Online-Business zu erschaffen.

Gemeinsam mit Anneli Eick hat sie den großen Online-Kongress mit dem Titel „Dein erster OnlineKongress“ veranstaltet. 2017 setzt sie mit ihrem Relaunch „Mehr Sichtbarkeit im Business“ neue Maßstäbe in der Welt der Online-Kongresse.

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