In dieser Episode diskutiere ich die durchaus schwierige Frage, welche Aufgaben Du abgibst und welche Du selbst machen solltest.

Immer wieder taucht die Frage auf, welche Aufgaben man bei der Planung eines Kongresses abgeben kann und welche man selbst ausführen sollte. 

Das hängt natürlich immer auch ganz stark davon ab, in welchen Fingen Du Profi bist. Machst Du zum Beispiel einen Kongress über Webseiten-Design und Du bist selbst Webseitendesigner, dann wäre es vermutlich fatal, wenn Du dies an eine Virtuelle Assistenz oder einen anderen Profi abgibst… 

Versteht sich von selbst, oder?

Und dennoch sind die Grenzen sicherlich fließend, ab wann man nicht mehr alles selbst macht und Dinge abgibt.

In meinen Augen gibt es einige Aufgaben, die Chefsache sind und auch bleiben sollten. 

Dazu gehört für mich zuallererst die Konzeption des Kongresses.
Das beinhaltet die Auswahl des passenden Kongresstyps. 

Wenn Du Dich jetzt fragst, was ein Kongresstyp ist und wie Du herausfindest, welcher Kongresstyp zu Dir und Deinem Unternehmen passt, dann verlinke ich Dir hier mal meine kostenlose Kongresstyp-Analyse.

Die Themen finden und die Auswahl der Experten gehört für mich ebenfalls in den großen Bereich des Kongress-Designs und ist Aufgabe des Veranstalters.

Das erste Anschreiben an die Experten sollte auch aus Deiner Hand kommen, wenn Du es mit dem Kongress ernst meinst. 

Nichts geht über die persönliche Beziehung zu Deinen Kongressexperten, deswegen habe ich zu meinem Relaunch auch persönliche Kurzvideos für die Einladung gedreht und dann erst nach Zusage weitere Informationen über die Assistenz verschicken lassen. 

Halte auch während des Kongresses immer mal wieder persönlich den Kontakt, auch wenn Du  einige wichtige organisatorische Infomails nicht mehr selbst schreibst.

Wenn Du einen Online-Kongress planst, weil Du Dich damit zeigen und als Experte in Deiner Branche positionieren willst, dann ist es in meinen Augen unabdingbar, dass Du die Interviews selbst führst. 

Einen Moderator zu engagieren würde nach meiner Auffassung erst gehen, wenn Du bereits eine Marke bist oder einen Namen in der Branche hast und Dein vorrangiges Kongressziel ein anderes ist.

Auch das Management gehört für mich in de Chef-Étage. Es ist ganz wichtig, dass bei Dir alle Fäden zusammenfließen. Du kannst einen Manager einstellen und diese Aufgabe abgeben, wenn Du bereits ein größeres Team hast und jemanden gefunden, der eng mit Dir zusammen arbeiten kann und will.

Was das Outsourcen, abgeben, delegieren angeht, kannst Du viele technische Dinge abgeben, für die Du keine Tools findest, die es automatisch für Dich erledigen.

Das sind vor allem manuelle Tätigkeiten wie der Webseitenaufbau, das Grafikdesign der Videoschnitt mit An- und Abspann. 

Das Umwandeln der Videos in mp3-Dateien oder auch das Erstellen von Untertiteln für zweisprachige Kongresse sowie die Videoeinstellungen.

Auch die Werbung für den Kongress sowie einige Social Media Aktivitäten könntest Du gut abgeben. Du kannst Dich bei der Moderation einer Facebookgruppe oder bei der Verwaltung deiner Fanpage unterstützen lassen.  

Da ich ein Fan von Beziehungen bin, empfehle ich Dir, dass Du Dir Gedanken darüber machst, wie Du neue Empfehlungspartner für Deinen Kongress begrüßt und Dich bei ihnen bedankst. Das kann auch durch ein persönliches Video von Dir sein. 

Die weitere Unterstützung und Kommunikation für Deine Affiliatepartner kannst Du in meinen Augen dann wieder abgeben.  

Sehr gut Auslagern lassen sich auch Aufgaben wie die Erstellung von Erklärungen, Anleitungen, Transkripten und Übersetzungen oder auch  Materialien wie dem Handbuch.

Im Kongresszeitraum wird nicht jeder Kongressbesucher wissen, wen er fragen muss, wenn etwas Technisch bei ihm nicht klappt. Deswegen kläre vorher: Wer übernimmt den technischen Support während des Kongresses?

Das ist wirklich ein wichtiger Punkt, denn wenn Du Deinen Kongress genießen willst, dann solltest Du Dir über den Ablauf keine Gedanken mehr machen müssen… 

Und genau das gilt auch für die  Beantwortung von E-Mails. Das kann während eines Kongresses schon mal leicht überfordern, wenn Du auf einmal 500 Mails in Deinem Postfach hast.

Deswegen ist nichts Verwerfliches daran, wenn diesen Part jemand für Dich übernimmt. 

Wann auch immer eine Information hineinkommt und bei Dir landet, die eigentlich ein anderes Teammitglied weiterarbeiten sollte, dann ist es Deine Pflicht, das diesem Verantwortlichen zukommen zu lassen- 

Was denkst Du über das Delegieren und Outsourcen? Macht diese Aufteilung der Aufgaben für Dich Sinn und wenn ja, welche Aufgaben würdest Du outsourcen?

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Shownotes:

Kongresstyp-Analyse